Effizientes Flottenmanagement

Mit dem richtigen Anbieter Komplexität und Kosten reduzieren

Durch den Einsatz moderner Software-Tools lassen sich Gabelstaplerflotten effizienter betreiben. Doch auf welchen Anbieter soll man setzen? Sinnvoll ist in jedem Fall, vor der Auswahl gewisse K.O.-Kriterien zu identifizieren, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des jeweiligen Anbieters führt.

Der technische Fortschritt macht's möglich: Ein Flottenmanagement für Gabelstapler ist für immer mehr Unternehmen ein Muss. Eine intelligente Steuerung erlaubt es, den Einsatz der Logistikfahrzeuge effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Kosten zu senken. Allein bei den Betriebsstoffen sind häufig Einsparungen von 10 bis 20 % erreichbar. Jedoch erfordert es einen gewissen Aufwand, die Lösung zu bestimmen, die am besten zur Führung des eigenen Fuhrparks passt. Dies hat verschiedene Gründe. Es genügt nicht, die Funktionalitäten verschiedener Softwareanwendungen nebeneinander zu stellen.

Im Portfolio der Anbieter befinden sich auch Dienstleistungen und Expertenwissen bis hin zum Outsourcing. Was bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten ist, hat die STILL GmbH in einem Ratgeber zusammengefasst. 

Zehn Empfehlungen zur systematischen Auswahl eines Flottenmanagements

  • Abteilungsübergreifendes Auswahlteam bilden
  • Grundsätzliche Anforderungen beschreiben
  • Auswahlraster mit Punktesystem und K.-o.-Kriterien erstellen
  • Möglichkeiten des Outsourcings – auch in Teilbereichen – prüfen
  • Funktionen vergleichend erfassen, auf Offenheit jeder Softwarelösung achten
  • Erforderliche Dienstleistungen in Auswahlmatrix fassen
  • Lastenheft zur Vorauswahl der Anbieter nutzen
  • Referenzbesuche und weitere Dienstleistungen einbeziehen
  • Pflichtenheft mit bestgeeignetem Anbieter weiterentwickeln
  • Gemeinsam abzeichnen; Grundlage für Projekt und weitere Zusammenarbeit
Umfassende Kriterien und individuelle edürfnisse sind bei der Auswahl eines Flottenmanagements zu berücksichtigen: Gabelstapler bei der Einlagerung von Waren.

Das am besten passende Angebot durch Systematik ermitteln

Aussagekräftige Auswertungen erlauben eine effiziente Nutzung der Flotte: Report zur Betriebsdauer verschiedener Fahrzeuge.

Der erste Schritt sollte ein internes Auswahlteam zur Vorbereitung der Entscheidung sein. Die Komplexität der Aufgabe legt es nahe, das am besten passende Angebot durch eine systematische Auswahl zu identifizieren. Dabei empfiehlt es sich, ein Projekt zur Einführung eines Flottenmanagements zu nutzen, um die Wertschöpfungsprozesse in der innerbetrieblichen Logistik zu überprüfen und zu optimieren. Dazu gehören Vertreter verschiedener Unternehmensbereiche – nicht nur der in der Logistik direkt betroffenen, sondern auch aus Organisation, Controlling und Personal. In diesem Kreis sollte ein Lastenheft erstellt werden, das die grundsätzlichen Anforderungen enthält.

Sobald diese vollständig zusammengestellt sind, können die wichtigsten Punkte durch Gewichtung herausgestellt werden. Hierfür hat sich ein Raster mit einem Punktesystem bewährt. Beispielsweise hat das Thema Verfügbarkeit für Speditions- und Logistik- unternehmen meist einen anderen Stellenwert als für Handelsfirmen. Ist eine hohe Verfügbarkeit erforderlich, so wäre zu prüfen, ob diese nur für einen Teil der Logistikflotte oder bestimmte Bereiche des Lagers ausreicht. Es ist sinnvoll, sogenannte K.-o.-Kriterien zu bestimmen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss ungeeigneter Angebote führt. Nicht nur branchen-, sondern auch unternehmensspezifische Gegebenheiten finden auf diese Weise Eingang ins Auswahlverfahren. Es sollte als Gelegenheit gesehen werden, Transparenz zu schaffen und vertraute Strukturen und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen.

Vor- und Nachteile einander gegenüberstellen

Ebenso sollten Überlegungen zum Thema Outsourcing frühzeitig und systematisch erfasst werden, auch wenn es „nur“ um Teilbereiche geht. Hierzu sind ebenfalls Nachteile und Vorteile einander gegenüberzustellen – beispielsweise der Verlust an internem Know-how gegenüber dem Gewinn an externem Expertenwissen. Die verschiedenen Bereiche, die es zu beachten gilt, zeigen, wie vielfältig die Anforderungen an ein Flottenmanagement sind. Die Software sollte über Grundfunktionalitäten verfügen, wie Statusanzeigen, Zuweisungen von Flurförderzeugen zu Fahrern, Wartungs- und Unfallüberwachung. Hinzu kommen konfigurierbare Erinnerungen und Alarme, Dokumentationen und Historien. Von fundamentaler Bedeutung sind anpassbare Berichte etwa zu Bedarfsermittlung und Ressourceneinsatz – Auslastungsreports offenbaren kostenintensive Überkapazitäten und Engpässe. Auch Reporting ist ein Prozess, deshalb sollten die Daten integrierbar in andere Systeme sein und flexible Auswertungs- und Anzeigearten sowie Ausbaumöglichkeiten bieten.

Ein wichtiger Punkt ist die Zukunftsfähigkeit. Eine offene, webbasierte Lösung ist nicht nur einfach konfigurierbar, sondern auch auf unterschiedlichen Endgeräten nutzbar. Besonders bei der Hardware ist in den nächsten Jahren mit manchen Neuerungen zu rechnen.

Webbasierte Lösungen laufen auf unterschiedlichen Endgeräten

Online-Übermittlung und -Abgleich von Betriebsdaten

Manche Programme bieten nicht nur die Möglichkeit, durch Einsatz- und Fahrtenüberwachung die Betriebskosten zu senken, sondern durch Kommunikation der Fahrzeuge mit den Servicetechnikern auch den Wartungs- und Reparaturaufwand zu optimieren. Ebenso sollte die Möglichkeit bestehen, Kostenstrukturen unter individuellen Anforderungen zu ermitteln, um  Kostentreiber zu identifizieren.

Ein genauer Blick empfiehlt sich auch bei den angebotenen Dienstleistungen. Diese erstrecken sich von der einfachen Wartung bis hin zum Full-Service-Vertrag. Ein solcher kann nicht nur wegen des Freiwerdens von Investitionskapital und der kalkulierbaren Fuhrparkkosten Vorteile bringen.

So bieten derartige Verträge oft eine Alternative, wenn für den Fuhrpark oder Teile davon eine hohe Verfügbarkeit garantiert werden soll. Auch die Dienstleistungen sind, ausgehend von den individuellen Anforderungen, zu vergleichen und zu bewerten. Durch sogenannte „Unfallrekorder“ lassen sich beispielsweise auch Beschädigungen durch Anfahren deutlich reduzieren. Manche Anbieter offerieren den Kunden mittels Software-Portalen eine bisher ungekannte Transparenz. So sind auf Mausklick aktuelle Informationen zum ganzen Fuhrpark wie zu einzelnen Fahrzeugen verfügbar, von Wartung und Reparatur über Techniker bis hin zu Betriebsstunden, Nutzungsanalysen und Kosten.

Das Lastenheft wird zur Vorauswahl der Anbieter eingesetzt. Grundsätzlich stehen drei Auswahlverfahren zur Verfügung. Eine Ausschreibung bedeutet einen hohen Arbeitsaufwand, bringt aber zuverlässige Ergebnisse. Anfragen bei bestimmten Anbietern verringern die Mühe für die Bearbeitung, ergeben jedoch Resultate auf einer schmaleren Grundlage und eine erhöhte Gefahr von Fehlern. Die Auswahl durch einen Berater verringert die interne Belastung und
erhöht den finanziellen Aufwand.

Zur Rangliste kommen weitere ausschlaggebende Kriterien hinzu

Am Ende des Auswahlverfahrens liegt eine Rang- beziehungsweise Punkteliste der Anbieter vor, welche die Kriterien am besten erfüllen. Hier sind weitere Aspekte nützlich, die sich auf die ausgewählten Unternehmen beziehen. Dazu zählen Zukunftssicherheit, Solidität, Referenzprojekte, Verbreitung und weitere Dienstleistungen wie Support, Schulung und Training. Es ist sinnvoll, die enge Auswahl auf etwa drei Anbieter zu beschränken. Mit diesen Unternehmen sollte ein Referenzbesuch bei Kunden aus einer vergleichbaren Branche vereinbart werden, darüber hinaus eine Präsentation der Software beziehungsweise Gesamtlösung. Gegebenenfalls dient ein zweiter Termin der Vertiefung, wobei unternehmensspezifische Aufgabenstellungen durchgegangen werden können. Auch der menschliche Faktor spielt eine Rolle, denn mit dem bestgeeigneten Anbieter ist nicht nur ein Projekt zu verwirklichen, sondern je nach weiteren Dienstleistungen eine jahrelange Zusammenarbeit zu gestalten.

Nach Abschluss der Auswahl ist neben Vertragsfragen vor allem die Feinarbeit am Pflichtenheft von großer Bedeutung. Aus dem Lastenheft hervorgehend, werden Details wie etwa Abläufe bis hin zu einzelnen Prozessschritten festgelegt. Dies geschieht gemeinsam, ebenso wie die Abnahme und Unterzeichnung am Schluss. Mit dem von allen Beteiligten als Projektbasis angenommenen Pflichtenheft wird eine klare Grundlage für eine erfolgreiche Einführung und eine gute Zusammenarbeit gelegt.